​Personvernerklæring

Personvernerklæring for Region Nordhordland IKS

I samband med prosjektet Smak av Nordhordland UNESCO Biosfære

 

1. Kven er behandlingsansvarleg?

Region Nordhordland IKS (RNI) er eit interkommunalt selskap eigd av kommunane Alver, Austrheim, Fedje, Gulen, Masfjorden, Modalen, Osterøy og Vaksdal. Dei tilsette i selskapet jobbar med ulike aktivitetar knytt til interkommunale samarbeidsprosjekt, samt kontrollutvalssekretariat for våre eigar kommunar.

​

Smak av Nordhordland er eit prosjekt som har hovudfokus på lokalmat, og då havbruk og landbruk som næring i Nordhordland. Dette er eit underprosjekt som eigd av RNI og personinformasjon som vert innhenta i dette prosjektet vert regulert etter RNI sine forskrifter.

​

Denne personvernerklæringa forklarar når og kvifor vi samlar inn personopplysingar, korleis vi nyttar dei, under kva omstende vi kan vidareformidle dei til andre, og korleis vi handterer sikkerheita til opplysingane. Personvernerklæringa gjeldt lagring av personopplysingar knytt til prosjekt, påmeldingar til ulike typar arrangement, og andre aktivitetar relatert til selskapet sitt føremål. Den gjeldt også enkeltpersonar som søker jobb i RNI. Målet er å gje overordna informasjon om vår handsaming av personopplysingar. At me er behandlingsansvarleg betyr at me er forplikta til blant anna å informera deg om korleis me nyttar personopplysningane dine, og korleis me beskyttar dei. Det er viktig for oss at du kjenner at dine personopplysningar er trygge hjå oss.

  

​

2. Korleis vert persondata henta inn?

Me handsamar i hovudsak personopplysingar som er blitt gitt til oss:

• Ved påmelding til nyheitsbrev.

• Ved påmelding til kurs, konferansar og ulike typar arrangement.

• Når personar samhandlar med oss personleg gjennom sosiale media,  gjennom e-post, brev eller via telefon.

• Gjennom saksdokument eller anna skriftleg informasjon som vi får tilgang til.

 

 

3. Kor vert persondata lagra?  

Persondata frå våre samarbeidspartnerar, kundar og prosjektdeltakarar m.v. kan lagrast på denne måten:  

• I vår skytjeneste hos Microsoft Office 365, beskytta med passord.

• I vår mailteneste hos Microsoft Outlook

• I passordbeskytta mappe på PC

• Hos rekneskapsførar (Region Nordhordland IKS)

• I låsbare arkivskap

• Hos vår mobiloperatør

• Gjennom vår nettsideportal operatør Wix.com

• Gjennom vår nettsideportal på Facebook

• Gjennom vår nettsideportal på Instagram  

• Gjennom kartfunksjonen https://www.nordhordlandskart.no/)

• Gjennom sak/arkiv systemet vårt Websak 

 

 

4. Korleis vert opplysningane sikra, arkiverte og sletta 

4.1 Sikring av dine personopplysningar 
Me vil sikra at behandling av dine personopplysningar til ei kvar tid er i tråd med legitime behandlingsgrunnlag. I tillegg har me avtalar med samtlege samarbeidspartnarar og leverandørar for å sikra at dine personopplysningar vert handsama på ein trygg og forsvarleg måte (Jf. databehandlaravtalar).

 

4.2 Lagring av persondata 

RNI lagrar persondata om prosjektdeltakarar, samarbeidspartnarar og andre som har vore i kontakt med oss i eigne register som vist i punkt 2. Opplysningane som blir lagra, er sikra ved tryggleikstiltak gjennom databehandlaravtalar med operatørar av programma mebrukar.

 

Opplysingane blir lagra i minimum fem år etter oppføring. For våre prosjektdeltakarar blir opplysningane lagra så lenge det føreligg eit samarbeidsforhold.

4.3 Sletting og oppbevaring 
I høve personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 17 vil me ikkje lagre dine personopplysningar lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføra føremålet med behandlinga. I høve Bokføringslova § 13, 2. skal visse opplysningar som kontrakt og fakturagrunnlag med namn, adresse og kundenummer, lagrast i 5 år etter at kundeforholdet er avslutta. Etter oppbevaringstida på 5 år, vil me ha sletta og/eller anonymisert alle personopplysningar som kan identifisere deg som kunde. 
 
Dersom vi handsamar personopplysningar på grunnlag av ditt samtykke, vert desse sletta når samtykke vert trekttilbake. 

 

 

5. Oversikt over personopplysningar som vert handsama 

I punkta over har me informert om kva slags opplysningar vi handsamar for ulike føremål og på ulike grunnlag. Her er ei oversikt over opplysningar me kan handsama om deg (gjeld prosjektdeltakarar eller samarbeidspartnar til NUI): 

• Fornamn 

• Etternamn 

• Telefon-/mobilnummer 

• Faktura- og bedriftsadresse

• E-postadresse 

• Organisasjonsnummer

• Kontonummer (Ved spesielle høve)

• Bilete av enkeltpersonar

• Sporingsdata og IP-adresser gjennom besøk på nettsida

• Privatadresse (t.d. brukt i kartfunksjon på heimesida til Smak av Nordhordland – via kartet - https://www.nordhordlandskart.no/)

 

 

6. Kvifor vert dine data lagra?  

Me samlar inn og nyttar personopplysingar hovudsakleg for å følgja opp prioriterte aktivitetar i prosjektet:

• Utsending av e-post: kan omfatte nyheitsbrev, invitasjon til aktivitetar som kurs, konferansar og liknande.

• Informasjon om arrangement ein har meldt seg på, til dømes innhald og møtestad.

• Følgja opp og kommunisera ved formelt eller uformelt samarbeid knytt til RNI sitt føremål.

• Følgja opp innkommande førespurnadar.

• Utføra kontraktsmessige forpliktingar som faktura, påminningar og liknande.

• Dele namn, etternamn, telefonnummer og e-postadresse til andre aktørar i nettverket (ved mogeleg samarbeid).

 

7. Databehandlarar
 
7.1. Kommunikasjon og behandling av dine førespurnadar 
Når du kontaktar oss via telefon eller sms vil ditt namn og telefonnummer bli registrert i våre register og hos vår mobiloperatør. Når du kontaktar oss via e-post vil din e-postadresse bli registrert hos Microsoft. Kontaktar du oss via chatte-funksjonar som Facebook Messenger vil ditt namn bli registrert hjå oss. Kontaktar du oss via kontaktskjema på vår heimeside, vil dine data bli lagra via Wix. Alle register vert også lagra i mappe i vår sky-teneste. 

 

8. Dine rettigheiter 
Du har ei rekkje rettigheiter ovanfor oss som behandlingsansvarleg for dine personopplysningar. Du har blant anna: 

• Rett til innsyn i bruk av dine personopplysningar (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 15), 

• Rett til utlevering/dataportabilitet av dine personopplysningar (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 20) 

• Rett til å fremja ei motsegn (personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 21) 

• Rett til å be om korrigering av opplysningar (personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 16) 

• Rett til å få dine personopplysningar sletta eller at behandlinga vert avgrensa (personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 17 og 18) 

 

8.1 Klage 
Du har rett til å klaga til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysningar. Me oppfordrar deg likevel til alltid å ta kontakt med oss først. 
 
8.2 Krav til legitimering 
Dersom du ber om innsyn i dine personopplysningar, må me vita at det faktisk er deg som spør. Du må derfor legitimera deg for å få innsyn i dine personopplysningar. Ditt innsynskrav vil bli svara på innan 30 dagar etter førespurnaden. Opplysningane vil bli tilsendt via e-post (gjeld ikkje sensitive personopplysningar). 
 

9. Kontaktinformasjon 
For spørsmål eller ved ønskje om innsyn, retting eller sletting, ta kontakt med: 
 

Smak av Nordhordland

Hildegunn Opdal  | 48 25 55 30 | post@smakavnordhordland.no
 

Region Nordhordland IKS

Rune Heradstveit  | 90 75 34 59 | post@regionnordhordland.no 

 

10. Endringar i denne personvernerklæringa

I RNI jobbar me kontinuerleg med å utvikla prosjekt og våre nettsider. Dersom det skulle skje endringar i regelverket om behandling av personopplysingar, endringar i våre kjerneoppgåver eller andre endringar som får verknad på personvernerklæringa, kan det medføra at informasjonen her vert endra.

​

Dersom du har spørsmål om RNI si behandling av personopplysingar, så send ein e-post til post@regionnordhordland.no